Jak sprawdzić firmę przed pierwszym kontaktem: pięć rejestrów, pięć minut

1. 01REGON w GUS. Wyszukiwarka REGON (wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl) przyjmuje NIP, REGON albo numer KRS. Pokazuje pełną nazwę, formę prawną, adres siedziby, kody PKD i to, czy podmiot nie został wykreślony. To najszybszy test, czy rozmawiasz z istniejącą firmą.
2. 02Krajowy Rejestr Sądowy. Dla spółek handlowych otwórz odpis aktualny w wyszukiwarce KRS Ministerstwa Sprawiedliwości. Zobaczysz kapitał zakładowy, sposób reprezentacji, oddziały i datę ostatniego wpisu. Odpis pełny pokazuje historię zmian, czyli to, co działo się w firmie w ostatnich latach.
3. 03Biała lista podatników VAT. Wykaz podatników VAT na podatki.gov.pl mówi, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i jakie rachunki zgłosiła. Dla sprzedającego to prosty sygnał, że firma prowadzi normalną działalność. Status inny niż czynny to powód, żeby się zatrzymać.
4. 04Repozytorium Dokumentów Finansowych. Spółki z KRS składają roczne sprawozdania finansowe, a przeglądarka RDF (rdf-przegladarka.ms.gov.pl) je udostępnia. Przychody i zatrudnienie z dwóch kolejnych lat mówią, czy firma rośnie. Wzrost przychodów jest jednym z ośmiu sygnałów, które opisujemy w przewodniku o sygnałach zakupowych.
5. 05Krajowy Rejestr Zadłużonych. Od grudnia 2021 roku postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne są w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (krz.ms.gov.pl). Firma w restrukturyzacji rzadko kupuje coś nowego, a jej decyzje mogą wymagać zgody nadzorcy. Lepiej wiedzieć o tym przed pierwszym zdaniem.

Rejestr mówi, czym firma jest formalnie. Nie mówi, co robi w tym kwartale. Kod PKD to deklaracja z dnia rejestracji, a sprawozdanie finansowe opisuje rok, który już minął. Do tego potrzebujesz strony firmy, ogłoszeń o pracę, komunikatów i innych źródeł z datą.

W odpisie KRS są też imiona i nazwiska członków zarządu. Przed rozmową wystarczy Ci wiedza, kto w firmie decyduje, opisany rolą, na przykład zarząd albo dyrektor operacyjny. Dane osobowe z rejestru służą jawności obrotu, a nie budowaniu bazy kontaktów.

Jednoosobowe działalności gospodarcze są w CEIDG, nie w KRS. Ich wpis to w praktyce dane konkretnej osoby, często z jej adresem. Pursiva takich wpisów nie czyta i nie pokazuje.

Dla każdej ocenionej firmy Pursiva szuka numeru NIP na jej własnej stronie. Jeśli go znajdzie, pyta rejestr REGON przez API GUS i zapisuje formę prawną, kody PKD i numer KRS razem z adresem źródła. Forma prawna wchodzi potem do automatycznego testu wykluczeń, zanim lista wyjdzie.

Ten krok ma sufit, i mówimy o nim otwarcie. W opublikowanej analizie z 2 września 2026 wpis rejestrowy udało się dopiąć do 6 z 40 ocenionych firm. Ograniczeniem nie jest rejestr, tylko to, że wiele polskich firm nie podaje numeru NIP na swojej stronie. Firma bez dopiętego wpisu nie dostaje wymyślonych danych. Brak widać jako brak.

Analiza dostarcza się sama, w ciągu godziny od opłacenia. Pięć rejestrów z tego tekstu przydaje się potem przy każdej firmie, do której zdecydujesz się napisać.

Najczęstsze pytania

Jak sprawdzić firmę po numerze NIP?

Wpisz NIP w wyszukiwarce REGON GUS (wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl). Zobaczysz nazwę, formę prawną, adres, kody PKD i numer KRS, jeśli firma go ma. Status VAT i zgłoszone rachunki sprawdzisz w Wykazie podatników VAT na podatki.gov.pl.

Czy odpis z KRS jest płatny?

Odpis aktualny i pełny pobrany z wyszukiwarki KRS Ministerstwa Sprawiedliwości ma moc dokumentu urzędowego i nie wymaga opłaty. Opłata dotyczy odpisów wydawanych na wniosek przez Centralną Informację KRS.

Czy mogę użyć nazwisk z KRS do wysyłki handlowej?

Jawność rejestru nie oznacza zgody na marketing. Przetwarzanie danych osobowych i wysyłka informacji handlowej mają własne podstawy prawne, a ich ocena należy do Ciebie. Pursiva nie dostarcza nazwisk ani kontaktów, tylko opis firmy, sygnały i źródła.

Czytaj dalej

• Publiczny rejestr to nie jest baza kontaktów
• Kody PKD w prospectingu
• Zamów analizę